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Bonjour à tous,
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Nous tenons d’abord à vous remercier pour votre participation à l’atelier d’hier, l’enthousiasme montré lors de cet atelier mais également vos nombreux feedback positifs.
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Voici le bilan de notre premier atelier « Organisation » :
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1. Les types de documents qui seront intégrés à nos tests sont les suivants :
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Procédures et manuels d'utilisations
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Procédures d'installation
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Procédures de routine
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Procédure pour un fonctionnement en mode dégradé
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Résolution d'incidents connus
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Résolution d'incidents non connus
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Monitoring
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Manuels d'utilisateurs
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FAQ
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Documents de support pour des formations
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Qui fait quoi
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Rôle et responsabilité de chacun
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listing des applications
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Dépendances entre systèmes
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Documents techniques
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Schémas d'architecture
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Diagrammes de séquence
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Description fonctionnelle
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Description technique
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Interfaces
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Interfaces entre les systèmes
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Normes utilisées
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Transformations
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Docs fournisseurs
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PV Réunions
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Trucs et astuces
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AsBuilt
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BestPractices
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Plannings
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Communication interne à la DSI
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Docs confidentielles
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2. Les critères de regroupements de documentation énumérés lors de l’atelier sont les suivants :
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• Par métier (départements)
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o Avantages : stables / peu nombreux / contact utilisateur identique
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o Inconvénients : Peu connu (sauf si niveau -2 du repository et pas une notion de pôle) / Rigide (Quid d’une doc multi-départements ? Création d’un regroupement spécifique « transversal »)
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• Par application / Technologie (Infrastructure)
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o Avantages : Souplesse / Facilité de retrouver une docs
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o Inconvénients : Nombreux éléments / Duplication de docs (ex : contacts, Interfaces)
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• Par activité interne à la DSI (ex : Administratif / Opérationnel / Projet). Les docs projets ont une durée de vie limitée en comparaison avec la doc opérationnelle )
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o Avantages : Complétude plus importante, tout en restant indépendant de l’organisation du service par équipes.
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o Inconvénient : Risque de duplication de doc présent : projet <--> opération
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• Par type de documents
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o Avantages : Recherche désirée + directe ==> Gain de temps
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o Inconvénients : Beaucoup de docs identiques / Trop dirigé ==> Peu ou pas de contexte + Impossible de « découvrir » une nouvelle doc inconnue jusque là
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• Par serveur
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o Avantages : Précis ==> rapide en terme de recherche
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o Inconvénients : Très volatile (ex : migration de serveurs) / On a pas toujours la bonne info
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• Par type d’environnement (ex : Test / Validation / Prod / …)
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• Par public cible
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o Inconvénients : Multi documentation. Quid si public varié ?
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• Par état des documentations (ex : Draft / Review/ Production / …)
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o Avantages : Règles les soucis de visibilité
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o Inconvénients : Beaucoup de docs restent en draft
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La dernière réunion prévue lundi prochain sur ce sujet servira donc à :
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1. Mettre en place une hiérarchie à l’aide de ces différents critères de regroupements
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2. Valider que tous les types de documents puissent trouver une place dans cette organisation.
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3. Enumérer quelques règles de bonnes pratiques qui émergeront probablement de cette discussion.
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4. Lister des caractéristiques principales pour les documents sélectionnés que nous pourrions « tagger » pour une recherche plus aisée. Les critères ci-dessous peuvent également servir de base pour ce point.
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5. Réfléchir à quelques workflows possible à mettre en place pour les tests.
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Merci à tous,
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Fabien, Eddy et Sébastien
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De : Decolnet Sébastien
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Envoyé : vendredi 19 janvier 2018 18:10
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À : Bougard Guillaume; Vekemans David; Kindt Raphael; Simon Nicolas; Koeune Julien; Detournay Juanita; Meessen Alain; Jammaers Michele; Michiels Benjamin; Goethals Christophe; De Bie Mikael; Fernandes Medeiros Stéphane; Pierard Thibault; Pauchet Frederick; Godfrin Claude (Claude.Godfrin@erasme.ulb.ac.be); Brismée Guy; Lepape Damien; Garcia Angel
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Cc : Volckaert Fabien; De Smaele Eddy; Martinez Federico; Cornil Claude; Barbiaux Robert; Saint Jean-Luc; Humblet Hugues; Platteau Guy; Gauthier Yves; Spigeleer Pierre; Le Moine Olivier
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Objet : Gestion documentaire - Lancement phase II
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Bonjour à tous,
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Voici le support de la présentation que nous vous avons faite cet après-midi.
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Suite à cette réunion (et quelques discussions qui en ont suivi), voici la proposition de planning suivante :
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- Le premier atelier « Organisation » aura lieu le lundi 29 janvier de 13h à 16h. Venez avec vos propositions que nous pourrons débattre.
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o Si aucun consensus n’est obtenu pour délimiter un cadre à nos tests, une seconde réunion sera planifiée le lundi 05 février, également de 13h à 16h.
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Le but de cet atelier étant, je rappelle, d’arriver à s’accorder sur le périmètre de nos tests et quel organisation sera mise en place pour ces tests.
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- Le premier atelier « outil », où l’on procédera à la formation des groupes et à une réflexion sur les tests à prévoir aura lieu le :
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o Lundi 05/02 si l’atelier « Organisation » n’est pas planifié à cette date
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o Mardi 20/02 de 13h à 16h si la date du 05/02 est prise pour une seconde session dans l’atelier Organisation
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- La prise en main des outils à tester aura lieu du mardi 05 mars au jeudi 29 mars (8 séances) :
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o Chaque mardi de 13h jusque 15h
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o Chaque jeudi de 10h jusque 12h
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- La période d’évaluation de ces outils aura lieu du mardi 16 avril au jeudi 3 mai (5 séances) :
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o Chaque mardi de 13h jusque 15h, à l’exception du mardi 1er mai
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o Chaque jeudi de 10h jusque 12h
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Merci de nous faire parvenir vos éventuelles remarques rapidement car vos agendas recevront les invitations dans le courant de la semaine prochaine.
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Nous sommes bien conscient que certaines personnes ne pourront pas être là à toutes les séances. Nous essayons de faire au mieux pour que le maximum de personnes puissent y participer.
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Vous n’êtes pas seul dans votre groupe de test et nous sommes convaincus que vos collègues pourront vous aider à rattraper une séance ratée
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Merci à tous pour votre implication dans ce projet.
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Fabien, Eddy et Sébastien
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